5 trucos de Excel que te ayudarán a ahorrar tiempo y aumentar tu productividad
Actualmente, una de las herramientas más solicitadas dentro del área laboral es Excel. Aunque no se limita solo a este sector, ya que también en las escuelas es solicitado que los estudiantes conozcan esta herramienta o incluso hay clases que enseñan a utilizarla.
Sin embargo, hay ocasiones en las que no es suficiente la enseñanza que se imparte dentro de un aula convencional, por lo que se requiere un curso adicional o simplemente, reforzar los conocimientos que ya tenemos.
Claro que también hay veces en las que solo necesitamos conocer algunos trucos o atajos para hacer más sencillo y rápido el trabajo. Y si es lo que estás buscando, el día de hoy te vamos a mostrar 5 trucos de Excel para que aumentes tu productividad y hagas más sencillo tu trabajo.
5 trucos de Excel que te ayudarán a ahorrar tiempo
La función VLOOKUP o BUSCARV en español, es aquella que te permite buscar información en una tabla de forma rápida. Si eres una persona que debe trabajar con grandes conjuntos de datos, esta opción es excelente para localizar de forma rápida y precisa un valor asociado a un criterio específico.
Para activar la función, solo debes escribir la fórmula =VLOOKUP(valor_buscado, rango, columna [ordenado]), donde se escribe el dato a buscar, la tabla donde se encuentra, el número de columna con información deseada y si la búsqueda será exacta (falso) o aproximado (verdadero).
Formato condicional en Microsoft Excel
El formato condicional te ayuda a resaltar automáticamente datos importantes, de acuerdo con ciertos criterios. Es posible identificar valores por encima o debajo de un umbral, duplicados o fechas próximas a vencimiento.
Actívalo seleccionando las celdas deseadas. Ve a Inicio > Formato condicional y elige una regla como Valores mayores que o Texto que contiene. Del mismo modo, se pueden personalizar los colores, iconos y barras de datos.
Resumir información en tablas de Excel
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar grandes cantidades de datos en tan solo unos segundos. Además, te permite calcular totales, promedios o porcentajes, organizando la información con solo arrastrar campos.
Para crear una tabla dinámica, selecciona el conjunto de datos y dirígete a Insertar > Tabla dinámica y elige en dónde debe aparecer. Después, arrastra los campos a las áreas de filas, columnas, valores y filtros.
Cómo evitar hacer las mismas tareas en Excel
Excel tiene integrada una herramienta gratuita llamada Power Query, la cual te permite importar, limpiar y transformar datos de manera automática. Resulta bastante útil para tareas repetitivas, como combinar varias hojas de cálculo o eliminar duplicados.
Para usar esta herramienta, ve a Datos > Obtener y transformar datos, selecciona el origen (archivo, base de datos o web) y sigue las opciones para editar. Una vez configurados los pasos necesarios, actualiza los datos con un solo clic cada vez que haya cambios, ahorrando tiempo en procesos manuales.
Cómo proteger información guardada en Excel
Proteger datos sensibles es sumamente importante, y más en entornos colaborativos. Esto lo sabe Excel y es por eso que permite restringir el acceso a ciertas hojas o celdas mediante contraseñas, lo que evita que otros puedan modificar información útil.
Para lograrlo, selecciona la cantidad de hojas que se desea proteger, oprime Revisar > Proteger hoja y Asignar una contraseña. También puedes personalizar los permisos para que otras personas puedan acceder a solo visualizar o modificar datos específicos.
